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La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo del proyecto para realizar el trabajo. Este capítulo presenta dos perspectivas de adquisición. La organización puede ser la compradora o la vendedora del producto, el servicio o los resultados bajo un contrato.

La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de gestión del contrato y de control de cambios necesarios para administrar contratos u órdenes de compra emitidas por miembros autorizados del equipo del proyecto. La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto también implica administrar todos los contratos emitidos por una organización externa (el comprador) que está adquiriendo el proyecto a la organización ejecutante (el vendedor), y administrar las obligaciones contractuales que corresponden al equipo del proyecto en virtud del contrato. Los procesos de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluyen:

  1. Planificación de las Adquisiciones: determinar qué comprar, documentando los requisitos de los productos, servicios y resultados a adquirir, así como cuándo, cómo y con qué documentos hacerlo e identificando posibles vendedores-proveedores de los mismos.

  2. Realización de las Adquisiciones: obtener respuestas de los proveedores-vendedores (información, presupuestos, licitaciones, ofertas o propuestas, según corresponda) revisar todas las ofertas, elegir entre los posibles vendedores, negociar y firmar un contrato por escrito con cada vendedor-proveedor elegido.

  3. Administración de las Adquisiciones: gestionar las relaciones contractuales entre compradores y vendedores, revisar y documentar el rendimiento de los proveedores con el fin de implementar las acciones correctivas que sean necesarias y establecer una base sólida para futuras relaciones, gestionar los cambios relacionados con los contratos y, cuando corresponda, gestionar también la relación contractual con el promotor y/o cliente final del proyecto.

  4. Cierre de las Adquisiciones: acordar la compleción o resolución de todos y cada uno de los elementos contractuales, incluida la resolución de cualquier tema abierto, negociando un finiquito y ejecutando una auditoría de compras a todos y cada uno de los contratos aplicables a la fase del proyecto que corresponda.

     

     

     

     

     

     

     

     

     

Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos, 5ª ed. Project Management Institute, 2013 (PMBOK® Guide), Figura 12-1, Pg 356.

Planificar las compras y adquisiciones

Durante la ejecución del proyecto, el proceso Planificar las Adquisiciones identifica qué necesidades del proyecto pueden satisfacerse mejor, comprando o adquiriendo productos y/o servicios fuera de la organización del proyecto y qué necesidades del proyecto pueden ser satisfechas por el equipo del proyecto. Este proceso implica considerar si es conveniente adquirir, qué y cuánto adquirir, así cómo y cuándo hacerlo. Después de ejecutar el proceso de Planificar las Adquisiciones, los demás procesos de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto, se realizan para cada uno de los productos y/o servicios que sea necesario adquirir fuera de la organización ejecutante, hasta Cierre de las Adquisiciones, es decir, del cierre del contrato de cada ítem o artículo que se ha comprado o adquirido.

El proceso Planificar las Adquisiciones también incluye la consideración de posibles proveedores-vendedores, especialmente si el comprador desea ejercer algún tipo de influencia o control sobre las decisiones de contratación.

También hay que considerar quién es el responsable de obtener o mantener las licencias y permisos profesionales exigidos por la legislación, por alguna regulación o por la política de la organización que puedan ser requeridos al ejecutar el proyecto.

El cronograma del proyecto puede influir significativamente en el proceso Planificar las Adquisiciones. Las decisiones que se toman al desarrollar el Plan de Gestión de las Adquisiciones también pueden influir en el cronograma del proyecto, por lo que deben estar integradas sobre todo con los procesos de planificación del alcance, del cronograma y de los riesgos, mediante las decisiones de fabricación propia o de compra.

El proceso Planificar las Adquisiciones comprende la revisión de los riesgos involucrados en cada decisión de fabricación propia o de compra; también incluye la revisión del tipo de contrato que mejor convenga usar con respecto a mitigar los riesgos y/o transferirlos al vendedor.

Resumiendo, en este proceso hay que determinar qué es conveniente adquirir para poder realizar el proyecto, cuándo y cómo hacerlo, identificando posibles proveedores y redactando los documentos necesarios para poder efectuar la contratación.

 

Efectuar las adquisiciones

El proceso de efectuar las adquisiciones tiene como propósitos el obtener respuestas de los proveedores, analizar y seleccionar las mejores cotizaciones, ofertas y/o propuestas, negociando y adjudicando el mejor contrato posible con cada uno de los vendedores seleccionados.

En el proceso de efectuar las adquisiciones se reciben ofertas o propuestas y aplica criterios de evaluación, según corresponda, para seleccionar uno o más proveedores-vendedores calificados y aceptables como tales. En el proceso de decisión de selección de vendedores se pueden evaluar muchos factores, a saber:

  • El precio o coste puede ser el determinante principal para un artículo listo para vender, pero el menor precio propuesto puede no ser el menor coste si el vendedor se demuestra incapaz de entregar los productos, servicios o resultados a tiempo.

  • Las propuestas a menudo son divididas en secciones técnicas (enfoque) y comerciales (precio), y cada una se evalúa por separado. A veces, se requieren secciones de gestión como parte de la propuesta, que también tienen que ser evaluadas.

  • Pueden requerirse múltiples fuentes para productos, servicios y resultados críticos, para poder mitigar los riesgos que pueden estar asociados a temas tales como cronogramas de entrega y requisitos de calidad. Se tienen en cuenta el coste potencialmente superior asociado a esos múltiples vendedores, incluida toda pérdida de posibles descuentos por cantidad, y los temas de reemplazo y mantenimiento.

     

     

     

     

     

     

     

     

     

 

Administrar las adquisiciones

Tanto el comprador como el vendedor administran las adquisiciones con finalidades similares. Cada parte se asegura de que ambas partes cumplan con sus obligaciones contractuales y de que sus propios derechos legales se encuentren protegidos. El proceso de Administrar las Adquisiciones asegura que el rendimiento del vendedor cumplirá con los requisitos contractuales y que el comprador actuará conforme a los términos del contrato. En proyectos más grandes con varios proveedores de productos, servicios y resultados, un aspecto clave de la administración del contrato es gestionar las interfaces entre los diversos proveedores.

La naturaleza legal de la relación contractual hace imperativo que el equipo de dirección del proyecto sea muy consciente de la importancia de las implicaciones legales de las acciones llevadas a cabo al administrar un contrato. Por motivos legales, muchas organizaciones tratan la administración del contrato como una función administrativa independiente de la organización del proyecto. Aunque el administrador del contrato pertenezca al equipo del proyecto, en general, esta persona dependerá de un supervisor de un departamento diferente. Esto en general es así cuando la organización ejecutante es también la vendedora del proyecto a un cliente externo.

Administrar las Adquisiciones incluye la aplicación de los procesos de dirección de proyectos apropiados a las relaciones contractuales, y la integración de las salidas de estos procesos en la gestión general del proyecto. Esta integración se produce a menudo a múltiples niveles cuando hay múltiples vendedores y múltiples productos, servicios o resultados involucrados.

 

Cerrar las adquisiciones

El proceso de Cerrar las Adquisiciones respalda al proceso de Cerrar Proyecto, ya que incluye la verificación de que todo el trabajo bajo contrato y todos los productos entregables subcontratados han sido aceptados. El proceso de Cerrar las Adquisiciones también incluye actividades administrativas, como por ejemplo, actualización de registros para reflejar los resultados finales y archivo de dicha información para su uso en el futuro.

El proceso de Cerrar las Adquisiciones aborda cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del proyecto. En proyectos de múltiples fases, el tratamiento de un contrato puede estar referido sólo a una fase determinada del proyecto. En estos casos, el proceso de Cerrar las Adquisiciones cierra la parte del contrato aplicable a esa fase del proyecto. Reclamaciones sin resolver pueden quedar sujetas a litigio después del cierre de cada contrato. Los términos y condiciones del contrato pueden prescribir procedimientos específicos para el cierre del mismo.

 

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