Centro de Estudios para el Manejo de Proyectos

 Principios Necesarios Para Una Gestión Exitosa De Proyectos

 

Meri Williams, en su libro Introducción a la gestión de proyectos afirma que existen ciertos principios fundamentales que subyacen a la gestión eficaz de proyectos y que han de tenerse en cuenta si se quiere conseguir el éxito del plan.

 

Una buena gestión de proyectos consigue que el trabajo real importe

Imaginemos que una empresa quiere llevar a cabo un plan para introducir en el mercado un nuevo producto. Puede que, en un primer momento, sienta que el empleo de técnicas específicas de gestión de proyectos es demasiado complicado y tedioso. Además, tendrá que realizar una inversión de fondos que, tal vez, pueden ser mejor empleados en la contratación de personal extra. Lo que seguramente ocurrirá, es que comiencen a surgir numerosos problemas para los que no está preparado y a los que difícilmente podrá hacer frente: retrasos en los calendarios, inadecuación del producto a las necesidades del cliente o disparo de costes entre otros.

La gestión de proyectos permite anticiparse a muchos de los problemas mencionados y constituye una barrera de protección contra los innumerables riesgos asociados a todo proyecto. Facilita la toma de decisiones y permite marcar objetivos específicos y realistas. Por todo esto, la gestión de proyectos supone una inversión efectiva que garantiza, en cierta medida, que el trabajo, tiempo y esfuerzo empleados justifican los gastos.

 

Los problemas de equipo no pueden resolverse mediante software

A pesar de la gran cantidad y variedad de aplicaciones informáticas que actualmente encontramos en el mercado, no podemos hallar en ninguna de ellas la solución a los problemas que surgen en los equipos de trabajo, pues es la misma naturaleza compleja del ser humano la que da razón de ello.

Una gran parte de la gestión de proyectos requiere resolver las dificultades que puedan aparecer entre los miembros de un equipo y para ello, el buen gestor de proyectos tendrá que supervisar los grupos y a cada persona implicada en el proyecto a lo largo de toda su evolución. Su objetivo será detectar las señales que indiquen la presencia de problemas y acotarlos inmediatamente. A menudo, cuando algo comienza a ir mal en el proyecto, el origen se encuentra en algún fallo en los equipos de trabajo. Por lo tanto si queremos evitar estas dificultades, tendremos que considerar las opiniones de todo el colectivo humano implicado en el proyecto aunque, como seguramente ocurrirá, existan puntos de vista divergentes con respecto a ciertos aspectos o decisiones.

 

Si no aporta valor, no se hace

No es extraño que, con mayor o menor frecuencia, el gestor del proyecto tome decisiones que implican a todo o gran parte del equipo con la finalidad de obtener un beneficio propio. Cuando el gestor pide a los trabajadores que lleven a cabo un registro diario exhaustivo del número de clientes contactados con la única finalidad de hacer su propio trabajo más llevadero, casi con toda seguridad encontrará cierta oposición entre los trabajadores afectados. Debemos tener en cuenta que éstos deben incorporar una nueva tarea al flujo de trabajo diario y que ésta, en apariencia, no tiene unos beneficios tangibles inmediatos, por lo que será difícil que la prioricen sobre otras actividades que tienen una finalidad más obvia. Por lo tanto, es importante para el éxito de la gestión, no imponer al equipo tareas sin valor real, sino únicamente aquellas para las que están preparados y siempre que sea estrictamente necesario.

 

La mejor herramienta es la que funciona y se utiliza

En los últimos años se han desarrollado una gran multitud de herramientas para la gestión de proyectos, pero no todas ellas podrán sernos útiles en nuestro plan si no sabemos valorarlas y aplicarlas correctamente. La toma de decisiones acerca de las herramientas y técnicas que se usarán es una de las tareas más importantes que tiene que llevar a cabo el gestor de proyectos. Para elegir los instrumentos que mejor se adapten a las necesidades del proyecto, el gestor debe consultar con el equipo. Ha de tener en cuenta que la herramienta debe ser del agrado de la mayoría de la gente implicada en el proyecto, es decir, debe resultarles útil, práctica y manejable.

Con respecto a ésta última idea, es preciso señalar que a la hora de escoger una determinada herramienta hemos de tener en consideración a todos y cada uno de los participantes en el proyecto y no solo a aquéllos que la van a utilizar operativamente.

Normalmente, la mejor herramienta será aquella que nos permita realizar un seguimiento de las tareas y los equipos y, en general, la que resulte más cómoda para todos.

 

La mejor manera de comunicarse es hacerse escuchar

La comunicación clara, fluida y funcional es un aspecto especialmente importante para el éxito del proyecto. Favorece un entorno colaborativo y es un buen espejo de la cultura de la organización. La elección de la forma, el método y el contenido de la comunicación es un aspecto decisivo para el buen gestor de proyectos. Gran parte del éxito en la gestión dependerá de qué dice el gestor y de qué manera lo hace cuando quiere conseguir algo.

En la actualidad y con la aparición de las cada vez más novedosas tecnologías se han abierto nuevos canales de comunicación que pueden facilitar la labor del gestor y, en definitiva, de todas las personas inmersas en un proyecto. El correo electrónico, la videoconferencia, la mensajería instantánea, etc. unidos a los más convencionales medios (reuniones, teléfono, fax y demás) constituyen una rica fuente de recursos que pueden ser muy valiosos si se utilizan adecuadamente.

La comunicación es realmente efectiva cuando, en efecto, se está produciendo. En ocasiones, ya sea por fallo en los canales de comunicación, por falta de habilidades personales, o por otras muy diversas razones la comunicación no resulta eficaz porque el mensaje que queremos transmitir no llega al destinatario de forma clara. Es por ello que debemos revisar con frecuencia la manera en que nos comunicamos con el equipo de trabajo, clientes y demás personas del proyecto para cerciorarnos de que la comunicación está siendo efectiva y, en caso contrario, modificar las pautas que hasta ahora veníamos adoptando.

 

La elección de herramientas correctas y de los procesos adecuados es la parte mas importante del trabajo del gestor de proyectos

La elección de las herramientas correctas y de los procesos adecuados es la parte más importante del gestor de proyectos.

Como ya comentábamos anteriormente, decidir cuáles son las herramientas y los procesos más adecuados para el proyecto es una de las tareas más críticas que el gestor debe llevar a cabo. Y no sólo eso, también tiene que ocuparse de su implantación y de la evaluación de su eficacia e idoneidad.

Debe estar especialmente atento a las más sutiles señales de problemas que pueden resultar potencialmente perniciosos. En este sentido, hay que tener claro que una herramienta será útil si produce una mejora perceptible del rendimiento. En caso contrario, deberían revisarse los procesos e instrumentos para corregir los fallos de forma inmediata.

Otro aspecto que ha de tenerse en cuenta son las fluctuaciones que pueden ocurrir a lo largo del tiempo. Una herramienta que al principio resultó tremendamente útil para el equipo puede volverse obsoleta a medida que mejoren otros aspectos tales como la colaboración entre los miembros del grupo.

Por tanto, la gestión de proyectos no consiste únicamente en crear todos los mecanismos (planes, listas de incidencias, actualizaciones, etc.) por uno mismo, sino de ejecutar el proyecto en sí, como un todo, buscando las oportunidades, adaptándose a los cambios, anticipándose a los problemas y, sobre todo, asegurándose de que los mecanismos y herramientas no son más que una ayuda a la gestión.