Centro de Estudios para el Manejo de Proyectos

Un riesgo de un proyecto es un evento o condición inciertos que, si se produce, tiene un efecto positivo o negativo sobre al menos un objetivo del proyecto, como tiempo, coste, alcance o calidad.

El riesgo del proyecto tiene su origen en la incertidumbre que está presente en todos los proyectos. Los riesgos conocidos son aquellos que han sido identificados y analizados previamente a la ejecución del proyecto.

Los riesgos desconocidos no pueden gestionarse de forma preventiva, y una respuesta prudente del equipo de dirección de proyectos puede ser asignar una partida en el presupuesto para contingencias.

 

Planificación de la gestión de riesgos

Una planificación cuidadosa y explícita mejoran las posibilidades de éxito de los demás procesos de la Gestión de Riesgos del Proyecto. Consiste en decidir cómo abordar y llevar a cabo todas las actividades de gestión de los riesgos de un proyecto, estableciéndose cómo se van a estudiar y gestionar los riesgos del proyecto, definiendo y ajustando los conceptos, métodos, procedimientos y herramientas a emplear.

La planificación es importante para garantizar que el nivel, el tipo y la visibilidad de la gestión de riesgos estén de acuerdo con la importancia del proyecto para la organización. También para acordar una base de evaluación de riesgos, así como para asignar recursos y tiempo suficiente a las actividades de gestión de riesgos. El proceso de planificación de la gestión de riesgos debe completarse en las fases más tempranas de la planificación del proyecto, dado que es crucial para el éxito los demás procesos.

 

Identificación de riesgos

La identificación de riesgos determina que riesgos pueden afectar al proyecto y documenta sus características. Es decir, hay que determinar los riesgos, amenazas y/o oportunidades, que podrían afectar al proyecto registrando sus características básicas a estudiar, tales como causas comunes, disparadores y respuestas potenciales.

Entre las personas que participan en las actividades de identificación de riesgos se pueden incluir, según corresponda, las siguientes: el director del proyecto, los miembros del equipo del proyecto, el equipo de gestión de riesgos (si se asigna uno), expertos en la materia ajenos al equipo del proyecto, clientes, usuarios finales, otros directores de proyectos, interesados y expertos en gestión de riesgos. Si bien estos miembros del personal son a menudo participantes clave de la identificación de riesgos, se debería fomentar la identificación de riesgos por parte de todo el personal del proyecto.

La identificación de riesgos es un proceso iterativo porque se pueden descubrir nuevos riesgos a medida que el proyecto avanza a lo largo de su ciclo de vida.

La frecuencia de la interacción y quién participará en cada ciclo variará de un caso a otro. El equipo del proyecto debe participar en el proceso para poder desarrollar y mantener un sentido de pertenencia y responsabilidad por los riesgos y las acciones asociadas con la respuesta a los riesgos. Los interesados ajenos al equipo del proyecto pueden proporcionar información adicional sobre los objetivos. El proceso identificación de riesgos suele llevar al proceso análisis cualitativo de riesgos. Como alternativa, puede llevar directamente al proceso análisis cuantitativo de riesgos cuando lo dirige un director de riesgos experimentado. En algunas ocasiones, simplemente la identificación de un riesgo puede sugerir su respuesta, y esto debe registrarse para realizar otros análisis y para su implementación en el proceso planificación de la respuesta a los riesgos.

 

Análisis cualitativo de riesgos

El análisis cualitativo de riesgos incluye los métodos para priorizar los riesgos identificados para realizar otras acciones, como análisis cuantitativo de riesgos o planificación de la respuesta a los riesgos. Estudiando y comprendiendo la dinámica y naturaleza de cada riesgo identificado, se priorizan los riesgos del proyecto, valorando su severidad mediante el uso combinado de escalas de probabilidad e impacto. Las organizaciones pueden mejorar el rendimiento del proyecto de manera efectiva centrándose en los riesgos de alta prioridad. El análisis cualitativo de riesgos evalúa la prioridad de los riesgos identificados usando la probabilidad de ocurrencia, el impacto correspondiente sobre los objetivos del proyecto si los riesgos efectivamente ocurren, así como otros factores como el plazo y la tolerancia al riesgo de las restricciones del proyecto como coste, cronograma, alcance y calidad.

Las definiciones de los niveles de probabilidad e impacto, así como las entrevistas a expertos, pueden ayudar a corregir los sesgos que a menudo están presentes en los datos usados en este proceso. La criticidad temporal de acciones relacionadas con riesgos puede magnificar la importancia de un riesgo. Una evaluación de la calidad de la información disponible sobre los riesgos del proyecto también ayuda a comprender la evaluación de la importancia del riesgo para el proyecto.

El análisis cualitativo de riesgos es normalmente una forma rápida y rentable de establecer prioridades para la planificación de la respuesta a los riesgos, y sienta las bases para el análisis cuantitativo de riesgos, si fuera necesario. El análisis cualitativo de riesgos deberá ser revisado continuamente durante el ciclo de vida del proyecto para que esté actualizado con los cambios en los riesgos del proyecto. El análisis cualitativo de riesgos requiere salidas de los procesos planificación de la gestión de riesgos e identificación de riesgos. Este proceso puede conducir a un análisis cuantitativo de riesgos o directamente a la planificación de la respuesta a los riesgos.

 

Análisis cuantitativo de riesgos

El análisis cuantitativo de riesgos se realiza primero sobre los riesgos definidos como prioritarios en el proceso análisis cualitativo de riesgos. El proceso análisis cuantitativo de riesgos analiza el efecto de esos riesgos y les asigna una cuantificación numérica que permite tomar decisiones en caso de incertidumbre. Midiendo la probabilidad y el impacto, económico y temporal, de los riesgos más severos, se cuantifican coberturas y reservas para los objetivos del proyecto.

Este proceso usa técnicas tales como la simulación Monte Carlo y el análisis mediante árboles de decisión para:

• Cuantificar los posibles resultados del proyecto y sus probabilidades.

• Evaluar la probabilidad de lograr los objetivos específicos del proyecto.

• Identificar los riesgos que requieren una mayor atención mediante la cuantificación de su contribución relativa al riesgo general del proyecto.

• Dados los riesgos del proyecto, estimar objetivos de coste, cronograma o alcance realistas, que sean viables.

• Tomar decisiones óptimas respecto de la dirección del proyecto, en condiciones o escenarios inciertos.

El análisis cuantitativo de riesgos se ejecuta generalmente después del proceso análisis cualitativo de riesgos, si bien algunos expertos lo realizan directamente después de la identificación de riesgos, en paralelo con el análisis cualitativo.

En algunos casos, es posible que no sea necesario realizar un análisis cuantitativo para desarrollar respuestas efectivas a los riesgos. La disponibilidad de tiempo y presupuesto, así como la necesidad de enunciados cualitativos o cuantitativos acerca de los riesgos y sus impactos, determinarán qué métodos usar en cualquier proyecto en particular.

A pesar de que es una entrada al proceso planificación de la respuesta a los riesgos, el análisis cuantitativo de riesgos debe repetirse también después de la planificación de la respuesta a los riesgos, para determinar si el riesgo general del proyecto ha sido reducido satisfactoriamente. También puede usarse en el proceso de Seguimiento y Control de Riesgos, con el fin de establecer la tendencia de minoración del riesgo, lo que puede indicar la necesidad de más o menos acciones de gestión de riesgos.

 

Planificación de la respuesta a los riesgos

La planificación de la respuesta a los riesgos es el proceso de desarrollar opciones y determinar acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto. Se realiza después de los procesos análisis cualitativo de riesgos y análisis cuantitativo de riesgos. Es decir, hay que determinar y programar acciones específicas, preventivas y/o reactivas, que reduzcan las amenazas y mejoren las oportunidades de los objetivos del proyecto.

Incluye la identificación y asignación de una o más personas (el “propietario de la respuesta a los riesgos”) para que asuma la responsabilidad de cada respuesta a los riesgos acordada y financiada.

La planificación de la respuesta a los riesgos aborda los riesgos en función de su prioridad, introduciendo recursos y actividades en el presupuesto, cronograma y plan de gestión del proyecto, según sea necesario.

Las respuestas a los riesgos planificadas deben ser congruentes con la importancia del riesgo, tener un coste efectivo en relación al desafío, ser aplicadas a su debido tiempo, ser realistas dentro del contexto del proyecto, estar acordadas por todas las partes implicadas, y a cargo de una persona responsable. A menudo, es necesario seleccionar la mejor respuesta a los riesgos entre varias opciones.

La sección planificación de la respuesta a los riesgos presenta los enfoques comúnmente usados para planificar las respuestas a los riesgos. Los riesgos incluyen las amenazas y las oportunidades que pueden afectar al éxito del proyecto, y se discuten las respuestas para cada una de ellas.

 

Seguimiento y control de riesgos

Las respuestas a los riesgos planificadas que están incluidas en el plan de gestión del proyecto se ejecutan durante el ciclo de vida del proyecto, pero el trabajo del proyecto debe ser supervisado continuamente para detectar riesgos nuevos o que cambien. El seguimiento y control de riesgos es el proceso de identificar, analizar y planificar nuevos riesgos, realizar el seguimiento de los riesgos identificados y los que se encuentran en la lista de supervisión, volver a analizar los riesgos existentes, realizar el seguimiento de las condiciones que disparan los planes para contingencias, realizar el seguimiento de los riesgos residuales y revisar la ejecución de las respuestas a los riesgos mientras se evalúa su efectividad. El proceso seguimiento y control de riesgos aplica técnicas, como el análisis de variación y de tendencias, que requieren el uso de datos de rendimiento generados durante la ejecución del proyecto. El proceso de seguimiento y control de riesgos, así como los demás procesos de gestión de riesgos, es un proceso continuo que se realiza durante la vida del proyecto.

Otras finalidades del proceso seguimiento y control de riesgos son determinar si:

• Los supuestos o asunciones del proyecto aún son válidos,

• El riesgo, según fue evaluado, ha cambiado de su estado anterior, a través del análisis de tendencias

• Se están siguiendo políticas y procedimientos de gestión de riesgos correctos,

• Las reservas para contingencias de coste o cronograma deben modificarse para alinearlas con los riesgos del proyecto.

El proceso de seguimiento y control de riesgos puede implicar tener que elegir estrategias alternativas, ejecutar un plan para contingencias o de reserva, adoptar acciones correctivas y modificar el plan de gestión del proyecto. El propietario de la respuesta a los riesgos informa periódicamente al director del proyecto acerca de la efectividad del plan, de cualquier efecto no anticipado y cualquier corrección sobre la marcha que sea necesaria para gestionar el riesgo correctamente. El proceso de seguimiento y control de riesgos también incluye la actualización de los activos de los procesos de la organización, incluidas las bases de datos de las lecciones aprendidas del proyecto y las plantillas de gestión de riesgos para beneficio de proyectos futuros.

Resumiendo, en este proceso hay que vigilar la aparición de cualquier riesgo, revalorar las características de los ya identificados, identificar nuevos riesgos potenciales y, si fuera necesario, implementar planes de contingencia o improvisar soluciones alternativas, evaluando la efectividad de todas las respuestas.