Centro de Estudios para el Manejo de Proyectos

 Recopilar los requisitos

Se trata del proceso encargado de definir y documentar las necesidades y expectativas de los actores interesados en el proyecto con el fin de determinar sus requisitos válidos y poder establecer los objetivos del proyecto. Tal descripción debe ser lo suficientemente detallada cómo para poder asegurar una exacta comprensión de las necesidades y expectativas del patrocinador, cliente y demás actores interesados en el proyecto. El éxito del proyecto depende en gran manera de hacer este proceso con mucho cuidado y con gran precisión.

Se parte del Acta de Constitución del proyecto y del Registro de Interesados. Muchas organizaciones clasifican los requisitos en requisitos de producto (requisitos técnicos, de seguridad, de rendimiento, etc.) y requisitos de proyecto (de negocio, de entrega, de realización de trabajos, etc.).

 

Definición del alcance del proyecto

El propósito de este proceso es elaborar y proponer una solución efectiva para conseguir el resultado, producto y/o servicio del proyecto, que incluya una descripción suficientemente detallada de los principales trabajos, productivos y directivos, que es necesario realizar para implementarla. La elaboración de un Enunciado del Alcance del proyecto suficientemente detallado es crítico para el éxito del proyecto. Incluye tanto una descripción del resultado, producto y/o servicio del proyecto, como de los trabajos directivos y productivos necesarios para conseguirlos efectivamente.

Define y justifica una solución concreta y viable describiendo su alcance con suficiente detalle y especificidad, dado que ya se tiene información acerca de los requisitos negociados con los actores interesados en el proyecto. Se reconsideran una y otra vez las necesidades, deseos y expectativas de los interesados, traducidas a dichos requisitos. Se verifican riesgos, suposiciones y restricciones, con el objeto de comprobar que se han considerado todas y, caso de ser necesario, se agregan riesgos, suposiciones y restricciones adicionales. El equipo de dirección del proyecto, colaborando con los actores interesados, se encarga de preparar y realizar todos estos trabajos.

 

Crear la EDT (WBS)

El propósito de este proceso es subdividir todo el trabajo necesario para producir los productos entregables del proyecto en componentes pequeños que sean fáciles de gestionar, realizando una descripción suficientemente detallada de cada componente. La Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) ó Work Breakdown Structure (WBS) es una descomposición jerárquica del trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto, para lograr los objetivos del proyecto y crear los productos entregables requeridos.

La EDT organiza y define exhaustivamente el alcance total del proyecto. La EDT subdivide el trabajo del proyecto en porciones de trabajo más pequeñas y fáciles de manejar, donde cada nivel descendente de la EDT representa una definición cada vez más detallada del trabajo del proyecto.

 

Validar el alcance del proyecto

El propósito del proceso es que, según se vayan completando los productos entregables intermedios del proyecto, se formalice su aceptación por parte del cliente. La verificación del alcance es el proceso en el que se trata de obtener la aceptación formal por parte de los actores interesados en el proyecto, de los productos entregables completados.

Repitamos que verificar el alcance del proyecto consiste en inspeccionar cada uno de los productos entregables completados, con el cliente, patrocinador ó cualquier otro actor interesado, para asegurarse de que lo han sido a su satisfacción. Si el proyecto se termina antes de lo previsto, por ejemplo si se cancela, el proceso de verificación del alcance del proyecto debería establecer y documentar el nivel de alcance completado.

La verificación del alcance se diferencia del control de calidad en que la verificación del alcance se refiere con la aceptación de los productos entregables, mientras que el control de calidad se relaciona principalmente con el cumplimiento de los requisitos de calidad especificados para cada producto entregable. Por lo general, el control de calidad o validación se realiza antes de la verificación del alcance, pero estos dos procesos pueden realizarse de forma paralela. Los Productos Entregables ó Entregas del Proyecto se verifican en cuanto han sido completados, sin esperar al cierre del proyecto.

 

Controlar el alcance

El propósito de este proceso es medir el grado de cumplimiento conseguido respecto al alcance del proyecto y monitorizar cualquier solicitud de cambio que afecte a la línea base del alcance.

El control del alcance del proyecto es el proceso que se encarga de supervisar el estado del alcance del producto y del proyecto, así como de gestionar e influir sobre los factores que crean cambios en la línea base del alcance del proyecto y de controlar el impacto de dichos cambios.

El control del alcance asegura que todas las solicitudes de cambio y las acciones correctivas y preventivas recomendadas se procesen a través del proceso 4.5 de Realizar el Control Integrado de Cambios. El control del alcance del proyecto también se usa para gestionar los cambios reales cuando estos se producen y debe estar integrado con los demás procesos de control.

Los cambios no controlados a menudo se denominan corrupción del alcance del proyecto (scope creep). Los cambios son inevitables y hasta beneficiosos, por ejemplo una ampliación del alcance del proyecto a causa del excelente rendimiento conseguido, debido a lo cual se impone la necesidad de algún tipo de proceso de control de cambios.