Centro de Estudios para el Manejo de Proyectos

 Las Características De Un Proyecto



¿Qué tienen en común la construcción de un bloque de edificios y la implantación de un nuevo sistema de gestión de datos en una empresa? Ambos son proyectos de mayor o menor envergadura pero con fines, recursos, costes y plazos posiblemente  muy distintos en cada caso. Si bien es cierto que cada proyecto tiene ciertas peculiaridades que lo hacen único, todos ellos, aún siendo de naturaleza tan dispar, comparten una serie de características específicas que los distinguen de las actividades de tipo continuo que se acometen diariamente en la empresa. Siguiendo Pereña (1996) podemos destacar siete aspectos esenciales y distintivos en un proyecto:

 

Trascendencia

El proyecto difiere de las actividades rutinarias y continuas por su importancia y por las consecuencias que tiene para la organización. Aunque los costes económicos pueden variar de forma significativa en cada caso, generalmente, el desarrollo de un proyecto supone inversiones considerables y un gran esfuerzo por parte de la entidad que lo realiza.

Pensemos, por ejemplo, en el caso antes mencionado de la implantación de un nuevo sistema de gestión de datos. Si el proyecto alcanza su objetivo tendrá importantes repercusiones para la empresa y el trabajo que en ella se realiza. Además, seguramente suponga una inversión cuantiosa en recursos y un esfuerzo extra por parte de la empresa.

 

Utilización de recursos variados y cambiantes

Todo proyecto requiere unos medios para su ejecución y tanto la calidad como la cantidad de recursos que se demanden van a ser notables. Además, es frecuente que éstos sean muy diversos y que impliquen a distintos grupos de personas. Así, por ejemplo, en la implantación de un nuevo sistema de gestión de datos es preciso que cooperen especialistas y técnicos cualificados en diversas áreas. De la misma manera, se requiere una inversión económica, y el diseño o introducción de nuevos programas y equipos informáticos.

La utilización de un amplio abanico de recursos técnicos, económicos, humanos, etc. constituye una de las características que mejor definen un proyecto, pero también representan un importante reto en la consecución de los objetivos, ya que la gestión puede verse dificultada por el hecho de tener que coordinar toda la variedad de recursos y el trabajo conjunto de los diversos especialistas.

Asimismo, la dificultad también viene dada porque la necesidad de los recursos no se mantiene estable a lo largo del tiempo, es decir, cada uno se requiere en un momento dado y en una cantidad determinada. Por ejemplo, es muy común que se demande la participación de un técnico para la realización de una tarea concreta en un momento determinado del proceso, pero una vez realizado su trabajo se prescinda de su colaboración. Todo esto nos lleva a afirmar que es necesaria una planificación exhaustiva para que todos los recursos sean máximamente aprovechables y dificulten, en la menor medida posible, la gestión del proyecto.

 

Discontinuidad

Todo proyecto comienza al idearse y termina cuando el producto final es entregado al cliente o a las personas que van a disfrutarlo o explotarlo, es decir, tiene un comienzo y un final bien definidos y predeterminados. A diferencia de otras actividades que se llevan a cabo de forma habitual en la empresa, el proyecto es de carácter esporádico y no repetitivo.

Volviendo al ejemplo que estamos viendo, es evidente que no todos los días se implanta un nuevo sistema de gestión de datos, sino que se trata de una actividad excepcional que se desarrolla dentro de un período de tiempo determinado. Es cierto que las empresas están trabajando continuamente con proyectos, pero cada uno es distinto en cuanto a las circunstancias en que se desarrollan, la tecnología utilizada, el terreno, etc. es decir, cada proyecto es único e irrepetible. Este carácter de discontinuidad es un factor a tener en cuenta en la gestión del proyecto, pues requiere mecanismos y tácticas que se adapten a las circunstancias específicas de cada caso.

 

Dinamismo y evolución

El proyecto está en continua evolución. Se caracteriza por su gran dinamismo dado su carácter creativo. Asimismo, requiere agilidad por parte de los que en él trabajan. Es común que surjan hechos que no se habían previsto y a los que habrá que hacer frente. Esto requiere flexibilidad y adaptabilidad si queremos que nuestro proyecto resulte exitoso.

Además, el continuo movimiento de entrada y salida de recursos, el comienzo y cese de las diversas fases, etc., configuran una situación de inestabilidad permanente que no se observa en otras tareas o actividades que lleva a cabo la empresa. En definitiva, el proyecto requiere de una supervisión continua para poder atender eficazmente las necesidades, problemas y cambios que surjan a lo largo de todo el proceso.

 

Irreversibilidad

A diferencia de las decisiones que se toman en el transcurso de las actividades comunes de la empresa, cuando se acomete un proyecto las medidas tomadas tienen un carácter más irreversible o irrevocable. Esto se debe a que la modificación de una decisión acatada supone serios perjuicios para la empresa (p. e.: inversiones sin beneficio).

 

Influencias externas

Las empresas no constituyen un sistema cerrado, sino que están inmersas en un entorno con el cuál interactúan. Por lo tanto, los proyectos que se desarrollan en la organización también son susceptibles a las variables del entorno social, político y económico. Este hecho es especialmente notable en las operaciones de gran envergadura y es preciso tenerlo en cuenta a la hora de estudiar la viabilidad de un proyecto.

Es posible que ciertas decisiones políticas, presiones sociales o situaciones de inestabilidad económica, limiten las actividades llevadas a cabo a lo largo del desarrollo del proyecto o que, incluso, lo conduzcan al más estrepitoso fracaso. Aunque estas variables a menudo son difíciles de prever y controlar, se hace necesario considerarlas a la hora de planificar el proyecto, de esta manera podremos adaptarnos de manera más eficaz y precisa a las posibles dificultades que puedan surgir y minimizar el alcance de su impacto negativo.

 

Riesgo

En general, todos los proyectos implican cierto grado de riesgo, (sea éste económico o de otra índole) por estar expuestos a las contingencias imprevisibles e incontrolables del entorno en el que operan las organizaciones. Este hecho se observa de manera más acusada en aquellos proyectos de especial trascendencia o complejidad que son substancialmente vulnerables a las influencias externas. Las demoras en los plazos pueden conducir a considerables pérdidas económicas, algunas inversiones pueden resultar poco rentables, la legislación vigente puede limitar algunas de las actividades programadas, etc.

Todos estos aspectos constituyen factores de riesgo que pueden poner en peligro la consecución de los objetivos si no se ha realizado una previsión de las amenazas durante la planificación del proyecto.

En resumen, una vez expuestos los factores básicos que caracterizan a todo proyecto, podemos destacar tres hechos importantes:

• Los proyectos representan un tipo de actividad especial, esporádica y programada con los que toda empresa se enfrenta en algún momento de su ciclo vital.

• Los proyectos tienen unas características propias que los hacen diferentes del resto de actividades que se realizan en  la empresa.

• Del cada vez más cambiante entorno surge la necesidad de diseñar y desarrollar proyectos que permitan a la empresa adaptarse de forma versátil a las continuas situaciones de inestabilidad que día a día tiene que afrontar.