Centro de Estudios para el Manejo de Proyectos

Planificación de las comunicaciones

El proceso de Planificar las Comunicaciones determina las necesidades de información y comunicación de los interesados: quién necesita qué información, cuándo la necesitará, como le será suministrada y por quién. Si bien todos los proyectos comparten la necesidad de comunicar información, las necesidades de información y los métodos de distribución varían ampliamente proyecto a proyecto. Identificar las necesidades de información de los actores interesados y determinar una forma adecuada de satisfacer esas necesidades es un factor muy importante para el éxito del proyecto.

En la mayoría de los proyectos, la mayor parte de la planificación de las comunicaciones se hace en las primeras fases del proyecto. Sin embargo, los resultados de este proceso de planificación se revisan regularmente a lo largo del proyecto y siempre que sea necesario para asegurar su aplicabilidad.

La planificación de las comunicaciones a menudo está estrechamente vinculada a los tipos de organizaciones propietarias del proyecto (promotora, ejecutante, etc.) así como a factores ambientales de cada empresa (entorno interno y externo). Efectivamente, la estructura y cultura de la organización de las empresas propietarias tendrán un efecto importante sobre los requisitos de comunicaciones del proyecto.

 

Gestionar las comunicaciones

El proceso de Distribuir la Información supone poner la información necesaria a disposición de los actores interesados adecuados y de una manera oportuna. La distribución de información incluye implementar el Plan de Gestión de las Comunicaciones, tanto como responder a solicitudes espontáneas o inesperadas de información. Una distribución eficaz de la información puede incluir el uso de varias técnicas:

• Modelos emisor versus receptor. Elimina bucles de realimentación y barreras para la comunicación.

• Elección del medio de comunicación. Detalles concretos en cada situación, de cuando comunicar por escrito versus oralmente, cuando hacerlo por escrito, una nota informal versus un informe formal y cuándo comunicarse cara a cara versus por correo.

• Estilo de redacción. Voz activa versus pasiva, estructura de la oración y elección de las palabras.

• Técnicas de dirección de reuniones. Preparar un programa y resolver conflictos.

• Técnicas de presentación. Lenguaje corporal y diseño de materiales visuales.

• Técnicas de facilitación. Desarrollar el consenso y superar los obstáculos.

¡¡Las actividades de comunicación consumen el 90% del tiempo del Director de Proyecto!!

 

Control de las comunicaciones

La gestión de las comunicaciones, se refiere al trabajo de comunicación realizado para satisfacer las necesidades de información de los actores interesados en el proyecto, así como para resolver cualquier polémica e incidencia con ellos. Gestionar pro activamente los actores interesados aumenta la probabilidad de que el proyecto no se desvíe de su curso debido al peso de polémicas e incidencias sin resolver, mejora la capacidad de las personas para trabajar de forma sinérgica y evita interrupciones durante la ejecución del proyecto. Normalmente, el director del proyecto es el responsable de anticipar y ejecutar la gestión de las expectativas de los interesados. Este proceso consiste en comunicar y trabajar con los interesados en el proyecto con el fin de, satisfaciendo sus requisitos válidos y resolviendo con ellos cualquier tipo de incidencia que se presente, aumentar su compromiso con el éxito del proyecto. La gestión de interesados se realiza fundamentalmente mediante técnicas de relaciones públicas.