Centro de Estudios para el Manejo de Proyectos

Identificación de los interesados

El propósito de este proceso directivo es identificar a todas las personas y organizaciones afectadas por el proyecto (actores interesados o stakeholders) y documentar cualquier información relevante acerca de su interés, influencia, actitud y compromiso con el éxito del proyecto.

Los actores interesados del proyecto son personas y organizaciones como clientes, patrocinadores, la organización ejecutante y el público que está activamente involucrado en el proyecto, o aquellos cuyos intereses pueden ser afectados, positiva o negativamente por la ejecución o la terminación del proyecto. También los que pueden ejercer influencias sobre el proyecto y sus entregables. Los actores interesados podrían estar a niveles diferentes dentro de la organización y pueden poseer niveles de autoridad diferentes, o poder ser externo al proyecto incluso de fuera de la organización ejecutante.

Es crítico para el éxito del proyecto identificar los actores interesados temprano, a comienzos del proyecto, y analizar sus niveles de interés, expectativas, importancia e influencia. Solo entonces puede ser desarrollada una estrategia para acercarse a cada stakeholder y decidir qué nivel de participación debe tener. Se trata de maximizar las influencias positivas y mitigar los potenciales impactos negativos. Cada estrategia debe de ser periódicamente examinada y valorada durante la ejecución de proyecto para hacer los ajustes correspondientes cuando proceda. La mayoría de los proyectos suelen tener una gran cantidad de actores interesados.

 

Cuando el tiempo del director de proyecto sea limitado y debe de ser usado tan eficientemente como sea posible, estos actores interesados deben ser clasificados de acuerdo con su interés, influencias, y su participación en el proyecto. Esto permite que al director de proyecto se concentre en las relaciones estrictamente necesarias para asegurar el éxito del proyecto.

 

Planificar la gestión de los interesados

Planificar la gestión de los interesados es el proceso de desarrollar estrategias de gestión adecuadas para lograr la participación eficaz de los interesados y el mantenimiento de las relaciones con ellos a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Se basa en el análisis de sus expectativas, intereses y el posible impacto de los interesados en el éxito del proyecto. También se ocupa de mantener un diálogo fluido y continuo con los interesados para satisfacer sus necesidades y expectativas, resolver los problemas conforme ocurran y promover su implicación activa en las decisiones y actividades del proyecto.

 

Gestionar la participación de los interesados

La gestión de las expectativas de los interesados se refiere al trabajo de comunicación realizado para satisfacer las necesidades de información de los actores interesados en el proyecto, así como para resolver cualquier polémica e incidencia con ellos. Gestionar pro activamente los actores interesados aumenta la probabilidad de que el proyecto no se desvíe de su curso debido al peso de polémicas e incidencias sin resolver, mejora la capacidad de las personas para trabajar de forma sinérgica y evita interrupciones durante la ejecución del proyecto. Normalmente, el director del proyecto es el responsable de anticipar y ejecutar la gestión de las expectativas de los interesados. Este proceso consiste en comunicar y trabajar con los interesados en el proyecto con el fin de, satisfaciendo sus requisitos válidos y resolviendo con ellos cualquier tipo de incidencia que se presente, aumentar su compromiso con el éxito del proyecto. La gestión de interesados se realiza fundamentalmente mediante técnicas de relaciones públicas.

 

En resumen, la gestión de la participación de los interesados se relaciona con las partes interesadas del proyecto con la finalidad de satisfacer las necesidades, problemas de dirección y la participación de los interesados. Al mismo tiempo se busca una correcta aplicación del plan de gestión de los interesados y del registro de incidentes con el objetivo de que dichos interesados se impliquen, participen en el proyecto y sean, además, tratados de forma correcta y según el nivel adecuado de participación en el proyecto.

Con la finalidad de conseguir este objetivo utilizaremos una serie de herramientas y técnicas, como métodos de comunicación, habilidades interpersonales, habilidades de gestión. Y del resultado de la gestión de estas herramientas definiremos diversos documentos y protocolos que nos facilitaran la participación de los interesados.

 

Controlar la participación de los interesados

El Control de la participación de los interesados es el proceso de seguimiento del proyecto, en relación con los interesados y con las estrategias de ajuste de los planes de participación de los mismos. Su finalidad es supervisar las relaciones generales de los interesados y ajustar las estrategias y planes, para que se impliquen en el proyecto lo más posible. Este proceso es un proceso más de control para evitar inseguridades y minimizar los riesgos. La principal ventaja de este proceso es que va a mantener o aumentar la eficiencia y eficacia de las actividades de dicha participación a medida que el proyecto evoluciona. Se puede describir el proceso como una secuencia de entradas, Herramientas y técnicas y sus consecuentes salidas. Este control debe de ejecutarse de manera continua durante el ciclo de vida del proyecto, para evitar posibles interferencias y poder actuar sobre ellas lo antes posible.