Centro de Estudios para el Manejo de Proyectos

El Concepto De Proyecto



Pese a ser un término de uso frecuente y extendido, dentro del ámbito empresarial, el término “proyecto” comenzó a utilizarse en Estados Unidos en la década de los 50, vinculado principalmente alProject  Management. Este surgió como un intento de sintetizar las técnicas de gestión y organización útiles para el manejo de situaciones complejas que no eran susceptibles de controlarse mediante las técnicas clásicas de dirección.

Si revisamos la literatura podremos comprobar la gran diversidad de definiciones que se han propuesto para el concepto de proyecto. La aportación de Brown Boveri puede ayudarnos a delimitar qué se entiende por “proyecto” en el ámbito de la gestión:

"Un proyecto es un trabajo no repetitivo, que ha de planificarse y realizarse según unas especificaciones técnicas determinadas, y con objetivos de costes, inversiones y plazos prefijados. También se define un proyecto como un trabajo de volumen y complejidad considerables, que ha de realizarse con la participación de varios departamentos de la empresa y tal vez también con la colaboración de terceros".

Por lo tanto, existen diversos aspectos que debemos tener en cuenta cuando hablamos de un proyecto:

• Está orientado a un objetivo.

• Tiene limitaciones.

• Exige una exhaustiva planificación y coordinación a lo largo de todo el proceso.

• Es un proceso único que va más allá de lo cotidiano.

• Es un proceso complejo.

Es importante, en este punto, establecer una distinción entre el término proyecto y otros conceptos relacionados, pero no intercambiables. Tal es el caso de los programas y los planes, términos que tradicionalmente se han empleado para definir una misma idea, aunque existen ciertos matices distintivos entre todos ellos.Un programa está constituido por un conjunto de proyectos que persiguen un objetivo ambicioso, mientras que una serie de programas relacionados entre sí forman un plan. A menudo las empresas no trabajan únicamente con un proyecto, sino que, como veremos más adelante, suelen tener una cartera de proyectos que pueden organizarse e integrarse en programas y planes más amplios.Por lo tanto, un proyecto es un conjunto de actividades de naturaleza compleja, en el que intervienen una gran variedad de factores relacionados entre sí, que surge como respuesta a una necesidad o problema, inscrito en el ciclo vital de una empresa u organización. Los problemas que se solucionan a través de los proyectos son también complejos y requieren para su solución la aportación de conocimientos y experiencia desde diferentes disciplinas, integrados para alcanzar un objetivo.Por ejemplo, imaginemos que una empresa quiere lanzar una campaña de publicidad de un producto ante las bajas ventas que se vienen realizando. En este proyecto se requiere aunar el trabajo de profesionales, aparentemente tan dispares, como informáticos, publicistas, comerciales, etc., para integrarlos en un proceso con un objetivo claro: la publicidad del producto.Pero quizá, lo que mejor define al proyecto es aquello que lo diferencia del resto de actividades que lleva a cabo la organización. Ya hemos dicho que el proyecto tiene un carácter de excepcionalidad, pues se trata de una actividad no repetitiva, de gran envergadura y con resultados que atañen a toda la empresa. A diferencia del proyecto, el quehacer diario, si bien es el pilar que sustenta a la organización, se lleva a cabo en un entorno diferente con otra serie de exigencias. Paul Roberts identifica seis aspectos distintivos de los proyectos que los diferencian de las actividades rutinarias:

 

Con el proyecto se pretende obtener un resultado tangible

 

Un resultado tangible permite que, mediante su utilización, la organización progrese hasta un estado de estabilidad, en el que el funcionamiento de todos los sectores sea correcto y pueda adaptarse a las necesidades que surjan tanto en el entorno interno de la empresa como en el medio en el que está inmersa y con el cual interactúa.

 

Todo proyecto tiene una fecha final predeterminada

 

Para todo proyecto debe fijarse una fecha límite pues, de lo contrario, el presupuesto puede rebasarse y pueden perderse los objetivos, con el consiguiente retraso en la obtención de beneficios.

 

El proyecto cuenta con un presupuesto relativamente fijo

 

Los fondos que se destinen al proyecto deben determinarse de antemano y cubrir la totalidad del mismo.

 

El proyecto cuenta con un gran abanico de recursos

 

Un departamento realiza un tipo de actividad específica, es decir dentro de un campo concreto (p. e.: ventas o producción). Sin embargo el proyecto requiere el trabajo de profesionales especializados en muy diversas áreas.

 

El numero de trabajadores del proyecto puede sufrir variaciones

 

A diferencia de los trabajadores estables de un departamento, aquellos que se implican en un proyecto pueden hacerlo durante las distintas fases del mismo, con una dedicación variable y durante un tiempo determinado dependiendo de las necesidades presentes en cada momento. Por ejemplo, es normal que los encargados de la planificación del proyecto, estén más implicados en las fases iniciales del mismo.

 

El proyecto tiene un ciclo de vida

 

Es decir, tiene un inicio, una fase de desarrollo y un final en el que se alcanzan los objetivos predeterminados.

Se puede definir el ciclo de vida de un proyecto como:

Las cuatro fases que de forma secuencial y en el tiempo, todo proyecto transita: concepción, desarrollo, implementación y finalización.

Estas cuatro fases, se desagregan en diferentes subfases o niveles dependiendo de cada caso concreto y éstos, a su vez, se desmembran en actividades.

Dependiendo del momento en que se encuentre el proceso proyectual y del tipo de organización de que se trate, el ciclo de vida contemplará una u otra estructura.

Cuando se quiere contemplar el proceso desde un punto de vista genérico y con una visión a gran escala, el ciclo abarca, desde una estructura simple de planificación y de cumplimiento hasta las cuatro fases que se han considerado en los párrafos anteriores.

En el momento que se empieza a concretar delimitando el tipo de negocio sobre el que hay que operar, (“industria y cuál”, “edificación y para qué utilidad”, etc.) el ciclo contempla varios niveles, que terminan por disgregarse en actividades y partidas cuya descomposición puede llegar a ser, en el plano teórico, casi infinita en número.

 

 

Tipos De Proyecto



La variedad de proyectos que podrían citarse es prácticamente ilimitada y cada uno de ellos, aún compartiendo un conjunto de características básicas que los definen como tal, puede mostrar una naturaleza muy diversa y unos aspectos específicos que los distinguen. Se hace necesario agruparlos o clasificarlos en función de una serie de características que nos permitan identificarlos y describirlos con mayor precisión.

Existen diversos tipos de proyectos y diversos criterios para clasificarlos. Nosotros, siguiendo la clasificación Pereña (1996), ofrecemos una muestra de diversas tipologías derivadas de ciertos aspectos que pueden variar dependiendo de la naturaleza del proyecto que se acometa.

 

1 Área

En primer lugar, la misma naturaleza del área en la que se lleva a cabo el proyecto conduce a distinguir entre proyectos de construcción, de ingeniería, de investigación, etc.

En este sentido, pueden existir tantos tipos de proyectos como áreas de actividad en las que se puedan desarrollar.

 

2 Dificultad y objetivos

Los proyectos también difieren en el grado de dificultad que entrañan y los objetivos que persiguen. Atendiendo a estos aspectos, podemos distinguir entre proyectos de éxito cierto y proyectos de éxito incierto. Los primeros se caracterizan por su poca dificultad técnica, ya que se llevan a cabo en campos en los que ya existe una experiencia consolidada. Aunque el aspecto más definitorio lo constituye el hecho de que la consecución de los objetivos es un requisito indispensable, si bien en algunas ocasiones éstos objetivos no se alcanzan por razones meramente fortuitas o por errores de gestión.

Tal sería el caso, por ejemplo, de los proyectos de construcción. En los proyectos de éxito incierto, se trabaja por conseguir ciertos objetivos, aunque éstos finalmente pueden no alcanzarse (p. e.: proyectos de investigación). Además, suele ser mayor el riesgo asumido por tratarse de proyectos más innovadores.

 

3 Resultados

Los resultados o productos que derivan de la realización de un proyecto también pueden diferir en cuanto a su naturaleza material e inmaterial. En el primer caso el resultado es explícito, tangible, fácilmente medible (p. e.: la mejora técnica de la maquinaria). En el segundo caso, el producto no se puede evaluar de manera tan precisa, pues no es de naturaleza física (p. e.: proyectos formativos). Esto nos lleva a distinguir entre proyectos materiales e inmateriales respectivamente.

 

4 Magnitud

La magnitud del proyecto también es un aspecto variable del mismo. Hay proyectos grandes y pequeños, pero es difícil establecer el límite que distingue unos de otros.

Dependerá de la conjunción de factores tales como la propia dimensión de la empresa que lo lleva a cabo.

 

5 Cliente

Por último, y dependiendo de si el cliente que encarga el proyecto pertenece o no a la propia empresa, los proyectos pueden ser externos o internos. En el primer caso el cliente o entidad que solicita el proyecto es ajeno a la propia organización (p. e.: una empresa encarga el trabajo a una consultora), mientras que en el segundo caso es la misma empresa la que aborda la realización del proyecto para su propio beneficio (p. e.: desde un determinado departamento). El siguiente gráfico resume los principales tipos de proyecto y sus características básicas.