Curso de preparación para el examen de certificación Project Management Professional Modulo 1
Centro de Estudios para el Manejo de Proyectos
Dirección Y Gestión De Proyectos
Como hemos comentado anteriormente, los proyectos constituyen una actividad de carácter especial, de naturaleza bien distinta al resto de actividades rutinarias que se realizan en la empresa y, por lo tanto, requerirán métodos de gestión específicos que no resultan válidos para las tareas habituales.
Es verdad que las funciones de dirección son en esencia las mismas, pero éstas revisten ciertas peculiaridades en relación a la gestión de proyecto frente a la gestión de las tareas habituales. En unas y otras se lleva a cabo la planificación, el control, la toma de decisiones y demás funciones, pero los objetivos, los medios, el horizonte temporal, etc. son distintos en la gestión de proyectos. En este caso, la planificación adquiere una relevancia más acentuada por las limitaciones en términos de tiempo y costes y por la necesidad de anticiparse a los posibles problemas y proteger contra los factores de riesgo que amenazan a todo proyecto. Las tareas de dirección son, principalmente, aquellas relacionadas con el manejo de los recursos humanos, las relaciones con las entidades involucradas en el proyecto y la capacidad de liderazgo por parte del director. Por tanto, dirigir un proyecto requiere un conocimiento eficiente de la gestión de los recursos humanos, la adopción de la decisión más acertada en cada momento y otra serie de habilidades personales de comunicación y liderazgo.
El término gestión, por su parte, es más amplio y hace referencia tanto a aspectos organizativos y de control como a las tareas puramente burocráticas y las ya citadas de toma de decisiones.
El Project Management abarca tanto tareas de dirección como de gestión e implica poner a disposición del proyecto todo el abanico de recursos de manera eficaz y coordinada mediante una disciplina que facilite su gestión, con el fin último de conseguir unos objetivos predefinidos respetando las limitaciones de tiempo y costes.
¿Qué Es La Gestión De Proyectos?
Existe una tradición en la gestión de proyectos, asociada principalmente a las obras civiles y de ingeniería. Pero no fue hasta los años sesenta cuando comenzó a desarrollarse con las características que actualmente conocemos. Todo surgió cuando las organizaciones empezaron a comprobar los beneficios que suponía la organización del trabajo por proyectos, integrando las tareas a través de varios departamentos.
El Project Management Institute, en su intento de ofrecer una definición formal del término, considera la gestión de proyectos como:
"La aplicación del conocimiento, capacidades, herramientas y técnicas relacionadas con proyectos que hacen cumplir sus expectativas"
La gestión de proyectos consiste, pues, en favorecer la planificación, el calendario y el control de las actividades conducentes a la consecución de los objetivos del proyecto. (Lewis, 2004). Representa un proceso en continuo esfuerzo por lograr determinados resultados mediante la asignación y uso de múltiples recursos, ya sean humanos, técnicos, económicos o de otra índole. El conjunto de procedimientos se concreta en lo que suele denominarse ciclo de gestión de proyectos, el cual detalla cada uno de los pasos a través de los cuales un proyecto se desarrolla desde el primer momento de su concepción como idea hasta la evaluación final.
Por lo tanto, gestionar un proyecto requiere una inversión de tiempo y esfuerzo, el desarrollo de tareas tanto de planificación, como de control y toma de decisiones y ciertas habilidades personales por parte de aquél que lo dirija y, todo ello, en el constante empeño de satisfacer determinadas necesidades especiales de la empresa a través del cumplimiento de unos objetivos predeterminados.
Tareas en la gestión de proyectos
La siguiente figura muestra de forma esquematizada las que, en opinión de Kerzner, son las principales tareas en la gestión de proyectos, es decir, la planificación y monitorización del proyecto.
Principales tareas en la gestión de proyectos (Kerzner, 2000).
En definitiva, gestionar un proyecto implica ofrecer respuestas y soluciones ante las distintas cuestiones que puedan plantearse de la manera más clara y eficaz, a todas aquellas personas implicadas en el proyecto. Por consiguiente, debe concretarse de manera precisa quién debe implicarse en la gestión, qué objetivos se persiguen, qué limitaciones económicas y temporales existen y cuáles son las necesidades reales a las que hay que atender.
Condiciones De La Gestión De Proyectos
A la hora de gestionar un proyecto debemos tener siempre presente que existen dos aspectos importantes que no debemos perder de vista.
En primer lugar, la implantación y desarrollo de un proyecto requiere atención concentrada.
Tengamos en cuenta que un proyecto es algo complejo, de gran trascendencia, y necesita tiempo y aplicación. Es normal que el proyecto se compagine con otras tareas y actividades diarias que pueden resultar más urgentes a corto plazo, pero esto no necesariamente debe llevar al detrimento del tiempo y esfuerzo empleados en el proyecto.
Al mismo tiempo, las actividades rutinarias no deben dejarse de lado, ya que éstas son el objeto mismo de la empresa y las que representan su esencia y fuente de ingresos.
En resumen, el proyecto no requiere atención exclusiva, sino suficiente. A lo que se debe aspirar es a gestionar fluidamente tanto el proyecto como las actividades continuas, evitando que éstas se vean perturbadas y obstaculizadas.
Para conseguir estos objetivos, la gestión de proyectos debe apoyarse en los siguientes principios:
Nombramiento de jefe
Nombramiento de un jefe de proyecto, que lo dirija, impulse y se responsabilice de la consecución de los objetivos.
Equipo de proyecto
Constitución de un equipo de proyecto, que aporte conocimientos y experiencias diversas y que sea suficiente tanto en cantidad como en calidad.
Dedicación
El tiempo y el esfuerzo que se invierta en el trabajo debe amoldarse de forma justa a las necesidades y objetivos del programa. En ocasiones, se hace conveniente contar con un equipo de profesionales que se dediquen de forma exclusiva al proyecto para que éste reciba la atención suficiente.
Empleo de técnicas de gestión
Diversas técnicas generales de planificación, control y organización deben ser adaptadas a las características y circunstancias del proyecto que se acomete. Estas técnicas pueden resultar tremendamente prácticas para mejorar la gestión de proyectos, pero su empleo no supone necesariamente el éxito del plan. Para ello es preciso que todos los factores que hemos señalado se articulen adecuadamente. Por lo tanto, todas las técnicas y procedimientos son medios de ayuda a disposición de todos los miembros del equipo pero están supeditadas al correcto funcionamiento de otros factores, como los recursos humanos.
Errores Frecuentes En La Gestión De Proyectos
El desconocimiento de la metodología específica de la gestión de proyectos a menudo conduce a una serie de errores que pueden poner en peligro el éxito del proyecto.
Crear un comite o comisión
Si consideramos que el proyecto afecta a distintas áreas de la organización, sería lógico pensar que el hecho de crear una comisión donde todos los miembros puedan dar su opinión e informarse adecuadamente es una buena idea. Sin embargo, este pensamiento es erróneo, pues la comisión no constituye el medio ideal para tomar decisiones. Es una buena manera de hacer partícipe a todo el colectivo humano, pero frena en gran medida el dinamismo que requiere el desarrollo de un proyecto. Si ésta se creara, su función se limitaría a ofrecer información completa y opiniones diversas, pero jamás debe sustituir al propio mecanismo de gestión, que requiere un mayor grado de operatividad y resolución.
Designar un jefe de proyecto sin autoridad
El jefe de un proyecto no se limita a ser un mero coordinador, sino que constituye una figura clave que debe gozar de autoridad formal. Es decir, debe tener la potestad reconocida de influir en los demás miembros y tomar decisiones importantes. Este argumento resulta convincente si pensamos que el jefe de proyecto es el mayor responsable de alcanzar los objetivos propuestos. Su misión se extiende a la adopción de medidas, la dirección de los equipos y la imposición de correctivos.
Crear un organo permanente
Con mayor frecuencia, son las administraciones públicas y las empresas grandes y muy formalizadas las que suelen caer en este error. Recordemos que el proyecto es una actividad de carácter transitorio y no tiene sentido crear un órgano estable que perdure más allá del proyecto en sí. No es necesario crear un departamento especializado cuando ponemos en marcha un proyecto. La razón es sencilla: por un lado, el aumento de los costes se dispara de manera estridente y por otro, una vez que el proyecto finaliza, el nuevo órgano debe justificar su existencia. Esto conlleva una considerable pérdida de dinero, recursos, y tiempo, pues la razón por la que se creó ya no existe y, en adelante, deberá dedicarse a tareas superfluas o estudios redundantes e innecesarios.
Montar sistemas complejos
Al contrario de lo que pueda pensarse, la gestión de proyectos no requiere el empleo de técnicas muy complejas o específicas de gestión, planificación y control. La clave más bien radica en el correcto empleo de métodos y procedimientos simples para conseguir unos resultados deseados y predefinidos.