Centro de Estudios para el Manejo de Proyectos

A la hora de acercarnos a la identidad de un proyecto, necesariamente debemos detenernos en algunas de sus características, que desarrollaremos posteriormente: carácter complejo, dinámico y procesual que tiende a crear algo nuevo. La gestión de proyectos en una empresa es algo complejo ya que hemos de asumir el reto de ir gestando progresivamente una realidad nueva, inexistente hasta el momento, siguiendo un plan diseñado en etapas hasta alcanzar un resultado satisfactorio.

Complejidad y dinamismo se dan la mano a lo largo de un proceso, no carente de dificultades, que reclamará reajustes, revisiones, control de riesgos, hasta alcanzar los objetivos propuestos. Pero sería ilusorio pretender alcanzar el final del proyecto sin poner las bases, crear un buen clima de trabajo y establecer estructuras de comunicación. Cada una de las fases que desarrollaremos posteriormente es importante, pues unas ponen las bases de las otras.

La experiencia acumulada de los directores y gestores de proyectos son elocuentes en la medida que ayudan a clarificar los incidentes críticos que suelen amenazar el desarrollo de un proyecto. Si el proyecto no tiene un buen comienzo, si la fase de inicio no se cuida, se corre el peligro de generar una situación en la que el equipo de proyecto tendrá una perspectiva diferente acerca de los objetivos del mismo y su desarrollo estará marcado por la discrepancia. La fase de inicio debe procurar asegurar que todos los miembros del equipo partan de un mismo lugar de forma que, cuando aparezca el conflicto, las dudas, las concepciones contrapuestas se puedan releer a la luz de los objetivos prioritarios. Ésta es una de las formas, tal y como desarrollaremos posteriormente, que posibilitan la identificación con el proyecto.

Si un proyecto no parte de una buena planificación es difícil asegurar el ritmo de trabajo, conocer la progresión, los departamentos y personas implicadas en cada momento, las repercusiones que pueden tener la alteración o cambio de lo proyectado. El valor de la planificación radica en la anticipación, en partir con ventaja. Si se planifica el futuro inmediato y se priorizan las tareas, la evolución del proyecto es más fluida, clara y manejable.

Pero, aun así, el proyecto no sigue el rumbo por sí mismo, necesita una guía, una dirección, un constante esfuerzo por aunar energías que lo impulsen hacia la meta. Si decae la motivación, se pierden de vista los objetivos y se deteriora la comunicación, es muy posible que el proyecto conduzca a un rotundo y estrepitoso fracaso. Sin embargo, un control sistemático y regular de los procesos, los equipos de trabajo, las normas de calidad y los márgenes de tiempo y costes, permite evitar el hundimiento del proyecto.

Finalmente el producto o servicio por el cual se desplegó el proyecto toma forma. No es en este momento cuando el trabajo termina. Es cierto que el fin era la creación o desarrollo de un objeto tangible, pero todo resultado debe llegar al usuario o cliente que los solicita en las condiciones de calidad pactadas. Al delegar responsabilidades en este punto del proceso o frenar la entrega del producto deteniéndonos en continuos detalles y retoques, no hacemos más que prolongar el esfuerzo o dar por terminado algo inconcluso.

Para facilitar la gestión, los directores de proyectos o la organización pueden dividir los proyectos en fases. El conjunto de estas fases se conoce como ciclo de vida del proyecto. El ciclo de vida de un proyecto suele variar en cada área de aplicación. Muchas organizaciones definen ciclos de vida para cada tipo de proyecto.

La definición del ciclo de vida del proyecto puede ayudar al director del proyecto a determinar si deberá tratar cada fase del proyecto como un proyecto separado e independiente. Cuando el resultado del proyecto no sea claramente identificable, lo mejor es tratar cada fase como un proyecto por separado. Por ejemplo, se recomienda que un proyecto no incluya el estudio del producto y su implementación, que se separe en dos proyectos independientes. Las fases del ciclo de vida de un proyecto no son lo mismo que los Grupos de Procesos PM, que se aplican en todas y cada una de las fases del proyecto.

Efectivamente, el ciclo de vida del proyecto comprende todos los trabajos a realizar, directivos y productivos, y establece cuando o en qué fase se harán, mientras que los grupos de procesos solo a los trabajos directivos: 47 procesos que se repiten en cada fase del proyecto. El ciclo de vida del proyecto generalmente define:

• Que productos entregables hay que realizar en cada fase

• Cómo se revisa, verifica y validan los productos entregables

• Quién está involucrado en cada fase

• Cómo se aprueba el cierre de una fase y el comienzo de la siguiente

No es inusual que una fase comience antes de la aprobación de los productos entregables de la fase previa, cuando los riesgos involucrados se consideran aceptables. Esta práctica de superponer fases, que normalmente se realizarían de forma secuencial, es un ejemplo de la aplicación de la técnica de compresión del cronograma denominada ejecución rápida (Fast Tracking).

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